Giriş

Modern iş dünyasında günlük görevlerin otomatikleştirilmesi, şirketlerin verimliliğini artırmak ve rekabet gücünü güçlendirmek için önemli bir koşuldur. Bitrix24 Workflows (İş Akışları) modülü, şirket içinde belgelerin onaylanması, müşterilerle iletişim ve satış süreçlerinin yönetimi gibi tekrarlanan işlemleri otomatikleştirmeye olanak tanır.

Bu makalede Bitrix24 iş akışlarının temel yetenekleri, yönetim araçları ve görevlerin yerine getirilmesi süreci ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

İş Akışlarının Temel Yetenekleri

Bitrix24 iş akışları aşağıdaki süreçleri otomatikleştirmeye yardımcı olur:

• Faturaların otomatik onaylanması – belge dolaşımını hızlandırır
• Müşterilere sipariş durumu hakkında bildirim gönderilmesi – müşteri memnuniyetini artırır
• Çalışanlar için otomatik görev oluşturulması – iş süreçlerini kolaylaştırır

İş akışlarına erişmek için Otomasyon → İş akışları → İş akışları bölümüne gitmek gerekir.

İş Akışlarını Yönetim Alanları

İş akışları listesinde aşağıdaki temel bilgiler yer alır:

• Aktivite (Activity) – son değişikliğin tarihi ve saati
• Katılımcılar (Participants) – süreç katılımcıları ve harcanan toplam süre
• Durum (Status) – sürecin mevcut durumu (yürütülüyor, onaylandı, reddedildi)
• Süre (Time) – toplam yürütme süresi ve günlük

Aktivite (Activity) Alanı

Bu alanda iki tür sayaç bulunur:

• Kırmızı – görevin yerine getirilmesi için
• Yeşil – iş akışı formundaki yorumları okumak için

Örnek: Çalışan "İş seyahati" iş akışını başlattı ve yorum yazdı. Sorumlu kişi hem kırmızı hem de yeşil sayacı görecektir.

Not: Tamamlanmış iş akışları, okunmamış yorumlar varsa, "Yürütülüyor" filtresinde görünebilir. Bunları listeden çıkarmak için iş akışı formunu açıp yorumları okumak gerekir.

Katılımcılar (Participants) Alanı

Bu sütun iş akışı katılımcılarını ve harcadıkları toplam süreyi gösterir. Her adımın yürütme süresi matematiksel kurallara göre yuvarlanır.

Yuvarlama örnekleri:

• Süreç 11 dakika 15 saniye sürdü → sütunda 11 dakika gösterilir
• Süreç 57 saniye sürdü → sütunda 57 saniye gösterilir (tek bir zaman birimi)

Durum (Status) Alanı

Bu sütunda süreci yürütmek için düğmeler bulunur. İş akışı zaten reddedildiyse, ertelendiyse veya tamamlandıysa, ilgili durum gösterilir.

Süre (Time) Alanı ve Günlük

Bu sütunda toplam yürütme süresi ve günlük yer alır.

Süre gösterim kuralları:

• Yalnızca bir zaman birimi gösterilir (saniye, dakika, saat, gün, ay)
• Süre yukarıya doğru yuvarlanır

Örnek: Süreç 1 saat 1 dakika sürdü → sütunda 2 saat gösterilir.

Günlükte Verimlilik Değerlendirmesi

Günlük tüm faaliyetleri, katılımcıları ve verimliliği kaydeder. Verimlilik aşağıdaki gibi değerlendirilir:

• İstatistik yok – Benzer iş akışları tamamlanmadığı için ortalama yürütme süresi bilinmiyor
• İyi – Bu tip iş akışlarının ortalama süresinden daha az zaman harcandı
• Dikkat gerektirir – Yürütme süresi ortalama ile aynı veya 3 gün daha uzun
• Çok yavaş – Yürütme süresi ortalamadan 4 gün daha uzun

Ortalama sürenin doğruluğu, tamamlanmış iş akışlarının sayısıyla artar. Her iş akışının tamamlanma süresi otomatik olarak hesaplanır ve şirket geneli ortalama olarak gösterilir.

Günlükteki yürütme süresi, iş akışının başlangıcından tamamlanmasına kadar olan süredir. Bu süre aşağıya doğru yuvarlanır ve iş akışları listesindeki toplam süreden farklı olabilir.

İş Akışında Görevin Yerine Getirilmesi

Görevler, iş akışı çerçevesinde gerçekleştirilen eylemlerdir ve bunlar ardışık veya paralel olabilir.

Örnek: Bir etkinlik düzenlerken önce konsept onaylanır, sonra program üzerinde anlaşılır. Aynı zamanda mekan seçimi ve pazarlama materyallerinin onayı paralel olarak gerçekleştirilebilir.

Ardışık Görevler

Ardışık görevler doğrudan iş akışı formundan yerine getirilir. Formu açın, görevi inceleyin, tamamlayın ve bir sonraki göreve geçin.

Paralel Görevler

Paralel görevler iş akışı formundan veya günlükten yerine getirilebilir. Belirli bir göreve başlamak için günlüğü açın, onu seçin ve Başlat düğmesine tıklayın. Sıra önemli değilse, ardışık görevlerde olduğu gibi iş akışı formunu kullanabilirsiniz.

Sonuç

Bitrix24 iş akışları şirketlere aşağıdaki imkanları sunar:

• Otomasyon – Tekrarlayan süreçler otomatik olarak yürütülür
• Şeffaflık – Tüm aşamalar ve katılımcılar izlenebilir
• Verimlilik – Zaman tasarrufu ve optimize edilmiş iş akışları
• Analitik – Verimlilik göstergeleri ve raporlar
• Esneklik – Ardışık ve paralel görevlerin yönetimi

Bitrix24 Workflows modülü ile şirketler günlük operasyonları otomatikleştirebilir, çalışanların zamanını daha verimli kullanabilir ve iş süreçlerini optimize edebilirler.

Bitrix24'ü ücretsiz deneyin